報告ができない人に宛てたメールのお話。

「報告」がヘタな人っているなー、と思う。
いつ何の報告をすればいいのかわかんないのかな？
でも、そのままだといつまでも報告できないので、
周りの人が気づかせてあげなきゃなー、と思っています。

あらすじ

たとえば前にこんなことがあった。
あるシステムの導入をしようとしてて、
上司は報告をもっとして欲しいと思ってるのに、
報告ができない新入社員が、いる。
というお話。

役割

Aさん：役員。偉い。
Bさん：中間管理職の人。ちょっとだけ偉い。
C君：新入社員。がんばりやさん

BさんとC君は別部署だけど、
ちょっと仕事で関わり始めたところ。

ある日届いたメール

ある日届いたC君からB課長へのメール。
あて先はB課長で、なぜか役員のAさんへのCCがない・･･。

B課長

お疲れ様です。
Cです。

先程お客様データの修正をおこないました。
まずはご報告をさせて頂きます。

うーん。

そもそもメールで送るなら、
この件に最近興味があるAさんをCCに入れればいいのに。

それに「まずはご報告しました」って、その後どうしろって話？
と思ったBさんは、その日休みだったC君へメールを送ることにしました。

B課長からC君へのメール

このメールをAさんにCCしなかったのはなにか理由がある？
私なら、このメールもAさんにCCしたと思います。

こういうところでも
「報告するということを意識できているか」
「報告する意味が理解できているか」
というのが読み取れちゃうなー、と思っています。

＊以下、長文なので、時間があるときに読んでね＊

■１．なぜCCしなかったのか
さて、C君はなぜCCしなかったんでしょうか。

1.指示者にだけ報告すればいいと思った
2.作業はしたが正確性に自信が持てなかった
3.Aさんは内容がよくわかっていないかもしれないから
4.Aさんは忙しそうだから
5.Aさんはたくさんのことを見ていて、このレベルは報告しなくてもいいと思った
6.Aさんが、なんか怖いから

のどれかかな？
このどれかが理由なら、AさんにCCを入れなかったのは失敗です。

C君からAさんに「問題があること」を昨日相談していたので、
その相談の結果どうなったか、というのは報告しないと、
後でC君が怒られる結果になりかねません。

■２．なんで怒られちゃうのか、解説。
1.指示者にだけ報告すればいいと思った
　この場合は、結局BさんがAさんに報告をします
　（現にCさんはAさんに報告している）
　でも、今回の件はAさんの注目度が高いので、
　CCすると、それ自体を見るかも知れない。
　
　それに、報告がないことを指摘されたときに
　「メールはCC入れたんですけど・・・」と言えるから、
　まずはCCに入れたほうがよかったね。
　
　
2.作業はしたが正確性に自信が持てなかった
　この場合は、「まずはご報告を」ではなくて、
　「自信が無いのでご確認をお願いできますでしょうか」
　とBさんあてに頼めばいいんです。
　
　Aさんもそれを見たら
　「ああ、Bさんが確認するんだな。ボールがC君からBさんに渡ったな」
　と気づくことができます。
　
　
3.Aさんは内容がよくわかっていないかもしれないから
　相談を昨日したのでAさんはちゃんと内容を理解しています。
　どうなるか知りたいし、知る必要があるんです。
　
　
4.Aさんは忙しそうだから
　上司はみんな忙しいけど、報告はしないとダメです。
　忙しそうだから報告しない、というのはイケてない。
　忙しそうだから簡潔明瞭な報告をする、がイケてる社会人です。
　
　忙しいからこそキーになるポイントを抑えたいし、
　自分で聞く手間をかけるよりも、簡潔な報告をして欲しいと思っています。

　病院だったら、看護士から医者への報告を怠ったら、
　患者さん、バタバタ死んじゃうからね。
　医者が忙しいなら、簡潔明瞭に報告するのが仕事です。
　
　
5.Aさんはたくさんのことを見ていて、このレベルは報告しなくてもいいと思った
　これも４とかぶるけど、
　「簡潔明瞭な報告をする」が正解です。
　データ修正のあとのファイル作成が、
　今回のシステム導入をうまくできるかどうかを左右する、
　重大な任務だったんです。
　「このレベル」の読み間違いをしてはいけません。
　
　
6.Aさんがなんか怖いから
　怖いから報告したくないというのは、実はちょっとわかる。
　でも、報告をしないよりも、どんどんしたほうが怖さが柔らぐんです。
　
　「こんな内容で考えてるんですけど、見たいものと方向性は合ってますか？」
　って相談しておけば、緊張しなくて済む。
　
　「相談/報告した」と胸を張って言えるなら、なにか悪い結果が起きても
　責任は上司にあることになる。
　　

　でも、なにかよくないことが起きて、その可能性に気づきながら
　相談/報告をしていなかったら、悪いのは報告をしなかった人になるんです。
　

＜まとめ＞

★報告はマメに簡潔明瞭に

★不安なら「確認をお願いします」とお願いする

★学生と違って、社会人の宿題は納期までなら何度でも提出（報告/相談）できる

★仕事は上司とのキャッチボールで進める。自分がボールを持ったままにしないこと
　
・・・

ちなみに、
この「報告が大切」というのは、どんな組織でもそうです。
会社でも病院でも役所でも学校でも大型タンカーでも家庭でもなんでも。
だからこの意識を必ずもって欲しい。今後の人生を大きく左右するので。

以上です。
よろしくお願いします。