この記事は機能の説明ではなくて「初心者がパワーポイントでプレゼン資料を作る前に読んで欲しい」ということを
まとめたものです。
以前、
3倍くらい速く作業できる、パワーポイントでのキーボードとマウスの併用技のまとめ - うさみ日記
と言う話を書いたら、意外とリアクションがもらえたので、
図にのって他にもパワポ作業をする時に気をつけてることをまとめておきます。
パワポに触る前の話
パワーポイントに触る前に、
まずは手書きなりメモ帳なりでまとめましょう。
作業が遅くて、その作業の結果イマイチなものをつくる人を見ていると、
「いきなりパワーポイントでプレゼン資料を作り始めて
何を作ろうとしてるのか、わけがわからなくなって時間がかかる」
というのを良く見かけます
（キツイ書き方だけど、本当にそんな感じ）。
失敗する流れとしては、
１．最初のスライドにちょっと文章書いては図を書いたり
２．写真を持ってきたりして時間がかかる
３．作ってたら内容に一貫性も無くてなんだかバラバラになる
４．よくわかんないけどアニメーションで動きをつけてそれっぽくする
５．発表の時に順番がイマイチで次がわからなくて戸惑う
６．気合いでつけたアニメーションが重くてテンポが悪くなる
といったように、変なコース料理みたいなプレゼン資料ができあがっちゃう、
というのがあります。
これはなんでかというと、
『いきなり本番で作っちゃう』からなんです。
「パワーポイントの資料を作って」と言われて、
いきなりパワーポイントで作ってしまう。
まんがで例えると？
まんが家の先生はまんがを書く時に
ネームを描いて下書き描いてペン入れして・・・
みたいなことをするそうじゃないですか。
いきなり本番を作っちゃうっていうのは、
まんがで言うとケント紙を前にして、
いきなりペンで描き始めるようなものなんです。
これは手塚治虫先生か赤塚不二夫先生レベルでないとムリ。
そのへんはもうネームも下書きも脳内でOKレベルだからね。
じゃあどうすりゃいいのよ？というと、
パワーポイント初心者の皆さんは
まずはメモ帳とか手書きでシンプルにまとめましょう
はいこれドーン！！
『要するに、なにがいいたいの？』
っていうのをまとめてから書けば迷子になりません。
例えば
例えば「今日の夕飯はギョーザにしましょう！」というプレゼン資料をパワーポイントで作るなら、
まずはメモ帳を開いて下書きしましょう。
メモ帳の一行目に「今日の夕飯はギョーザにしましょう！」と書いて、
その下に、
１．ギョーザのメリット
１−１．おいしい(笑顔の写真)
１−２．栄養バランス(炭水化物、肉、野菜)
１−３．コスト面
２．ギョーザと他の料理の比較
２−１．ギョーザVS生姜焼き
２−２．ギョーザVSさんまの塩焼き
３．家庭内アンケートにおけるギョーザ支持率
・支持率
・ギョーザを選んだ理由
※ここに表とグラフ
４．まとめ
「ザーギョー！これドーン！！」
このくらい書いて、なんならこのままメモ帳で内容に当たるテキストを書いて、
パワーポイントには貼りつけるだけにしちゃう。
ここまでやるとブレが少ないです（ブレがない、とはいい切れません…。）
「ここは大事なところだからもっと膨らませたい！」
「ここでインパクトを与えたいから写真や図やグラフを入れたい」
というのも、メモ帳の段階で考えておきましょう。
歌で言うならサビ。
映画で言うならクライマックス。
ここが弱いと平坦な説明になってしまいます。
ショートカットを使いましょう
以前
3倍くらい速く作業できる、パワーポイントでのキーボードとマウスの併用技のまとめ - うさみ日記
に書いたような
「キーボードのAltやCtrlやShiftを押しつつマウスでうりうり」
というようなやり方はもちろん、
ふつうのキーボードショートカットも使いましょう。
パワーポイント以外のアプリでもそうですが、
作業が速い人は
・作業全体のイメージができている
・ゴールのイメージができている
・単純に手が速い
・ショートカットをうまく使っている
というような人です。
一般的なショートカット
Windows系のアプリケーションで使えることが多いショートカット。
Ctrl + s → 上書き保存
Ctrl + n → 新規のファイル作成
Ctrl + p → 印刷窓を出す
Ctrl + a → 全て選択
Ctrl + c → コピー
Ctrl + x → 切り取り
Ctrl + v → 貼りつけ
Ctrl + z → 元に戻す
Ctrl + y → やり直し（元に戻したのを元に戻す）
Ctrl + b → 太字
Ctrl + i → イタリック
Ctrl + u → アンダーライン
Ctrl + f → 検索窓を出す
Ctrl + h → 置換窓を出す
パワーポイント作業中に使えるショートカット
パワポ作成中に覚えておくとちょっとだけ便利なやつ。
意外とCtrl+mが使えます。
Ctrl + m → スライドを追加
Ctrl + d → オブジェクトを複製
Ctrl + r → 文字の右揃え
Ctrl + e → 文字の中央揃え
Ctrl + l → 文字の左揃え
Ctrl + ] → フォントサイズの拡大
Ctrl + [ → フォントサイズの縮小
Ctrl + スペース → 太字や斜体の解除
キーボード押しながらマウス操作するやつは
3倍くらい速く作業できる、パワーポイントでのキーボードとマウスの併用技のまとめ - うさみ日記
を見てね。
スライドショーでプレゼン中に使うショートカット
Home → 最初のスライドへ移動
End → 最後のスライドへ移動
Esc → スライドショーを終了
ここから下は知ってるとちょっとかっこいい機能。
ページ数入力 + Enter → 指定のスライドへ移動
Ctrl + s → スライド一覧表の窓を表示
Ctrl + p → マウスポインタを書き込みできるペンにする
Ctrl + b → 画面を真っ黒にする（何か押すと戻る）
Ctrl + w → 画面を真っ白にする（何か押すと戻る）
あと、できれば事前にワイヤレスマウスや
プレゼン用の
「プレゼンテーションマウス」
「ワイヤレスプレゼンター」
「パワポ操作機能付きレーザーポインター」
みたいなものがあると便利です。
あ、それと、プレゼンのリハーサルをしない人がいますが、
緊張するとうまく言いたいことが言えない場合があるので、
簡単なものでもリハーサルしましょうね。
画面の切り取り/切り抜きツール
ちょっとおまけの話ですが、
「ああ、このサイトの画像を使いたい！」と言う時に画像を切り抜くために使うもの
いわゆる「キャプチャツール」ってやつです。
画面の一部を切り抜きたいとき
windows7なら「snipping tool」っていうのがたぶん入ってるので、
それを使えばOK。
スタートボタンを押して、
[すべてのプログラム]→[アクセサリ]→[snipping tool]
を使うと便利です。
使い方は簡単なので、
まずは使ってみましょう。
まとめ。パワーポイントを初心者が使う時の心がまえ
くどくど書きましたが、
初心者がパワーポイントを使う上で大事なのは
「パワーポイントの機能を使いこなす」ことではなくて
「パワーポイントを使って、結果を出すこと」だよ。
ということを忘れず、いい資料を作ってくださいね。
わかんないところがあったらコメント欄にどうぞ！
あと、マンネリ感がある場合（あるいは無くてもいつも同じような仕上がり担っちゃう場合）は
本でも他人のプレゼン資料をslideshare等で見るのでもいいので、
新しい何かを取り入れましょうね！
こんな本とか。
- 作者: 東京大学工学部非常勤講師西川元一
- 出版社/メーカー: 秀和システム
- 発売日: 2016/12/24
- メディア: 単行本
- この商品を含むブログを見る
あと、どこかにも書いたけど
slideshare
で「パワーポイント」って検索するの、おすすめです。
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