退職者のメールをバックアップ保存しておく話（Office365編）

退職者のメールはどうやってバックアップしたらいいの？
という相談が時々あります。
そんな時はThunderbirdですべて受信して、
保存フォルダをまるごと残しておくようなやり方で解決してます。

今回はOffice365の場合ですが、
他の場合もほぼいっしょでできます。

用意するもの

・Thunderbirdを使っていないパソコン１台
・バックアップファイルを保存するためのファイルサーバ
　あるいはネットワークハードディスク等
　「保存するための容量があるもの」

操作方法

Office365の例

?退職者のアカウントでOffice365にログイン

?OutlookWebAppを開く

?右上の[歯車マーク]をクリック

?「アカウント」の中の[POPまたはIMAPアクセスの設定…]
　をクリック

?以下のような情報が表示されるので、
　メモ帳等にコピペしておく

POP の設定
サーバー名: outlook.office365.com
ポート: 995
暗号化方法: SSL

IMAP の設定
サーバー名: outlook.office365.com
ポート: 993
暗号化方法: SSL

SMTP の設定
サーバー名: smtp.office365.com
ポート: 587
暗号化方法: TLS

※IDとパスワードも控えておくこと

?Thunderbirdを使っていないパソコンを開いて
　 Thunderbirdを検索し、インストール

?Thunderbirdでアカウントの初期設定をする。
　あるいは[ツール]→[オプション]をクリックし、
　アカウントを登録
　 ※この際、「POP3で受信する」設定をすること。

?すべて受信する
　 ※メールが多い場合は時間がかかるので、
　　鼻歌を歌いながら待つか、別な仕事をする。
　 ※必ずすべて受信してから次の作業をすること

?Thunderbirdで「ローカルフォルダ」と書いてあるところを右クリックし、
　 [プロパティ]をクリックし「メッセージの保存先」のフォルダをコピーしておく

?C:\Documents and Settings[ユーザ名]\Application Data\Thunderbird\Profiles\xxxxxxxx.default\
　等のフォルダが表示されると思うので、
　この「xxxxxxxx.default」の一つ上のフォルダ
　「Profiles」をエクスプローラーで開く

?xxxxxxxx.default をまるまるコピーし、
　ファイルサーバー等に保存

?後になって内容を見たい場合は、
　空いているパソコンにThunderbirdwoインストールし、
　そのパソコンに「zzzzzzzz.default」というフォルダができるので、
　前に作った「xxxxxxxx.default」の中身をコピーして、貼りつける。

以上でOffice365からすべての受信メールが保存されます。
※送信済みのフォルダも保存する場合は、
　受信フォルダの下に「送信メール保管庫」かなにかフォルダを作って、
　そこに全送信メールを入れてから作業しましょう。
※Gmailの場合は、Gmail側の設定でPOP3のサーバーアドレスを把握するのと、
　外からのPOP3アクセスを許可する設定が必要で、ほぼほぼいっしょです。