「要件を簡潔明瞭に伝えよう。」
という話を、今年新卒で社会人になった人にしたところ、
イマイチ伝わってなかったので、
ちょっとだけ掘り下げてみました。ので、ここにもちょいと書き換えてメモ。
ある先輩から「コストを意識しよう」と教えてもらった話
これは、社会人になりたてのころ、ある先輩から教えてもらった考え方。
その先輩からはコストを意識することの基礎をよく教えてくれました。
その先輩が教えてくれたのはこんなこと。
「上司や先輩はみんな忙しいし、
お前よりも重要な仕事＝大きい金額に関わる仕事をしている。
だからこそお前よりたくさんの給料をもらっている。
そんな人に部下や後輩がばらばらに相談して時間を取ったら
お前の仕事よりも重要な仕事をしているはずの上司や先輩の仕事が進まない。
だからお前が先輩や上司に話をするときは、
できるだけ簡潔明瞭に伝える練習をしなさい。」
まあ、実際は上司が大事じゃない仕事をしていないことも多い、
というのは、また、別なお話。
イケてない新社会人がやりがちな簡潔明瞭じゃない報告
例えば、なにも考えずに伝えようとすると
「今日お問い合わせのあった、あるユーザーがいまして、
これは私が電話に出たユーザーで、私が対応したんですが、
ご質問をいただいておりまして、
商品に関するご質問だったんですが、
その質問には私から回答する、ということになっていまして、
先方は山田タロウさんという方なんですが、
対応を続けようと思ったらCRM上の担当者が私ではない者になっていまして、
上司にもにも先ほどお話して引き続き担当してよいというお話だったのですが云々…」
というような話をしてしまいがちです。
状況を正確に伝えようと、
時系列に沿ってなるべくディテールまで話すとこうなりますね。
上司に状況を正確に伝えるには向くかもしれませんが、
依頼として簡潔明瞭か、というと難しいところです。
北斗の拳の内容を伝えてくれるなら、
結論から話さなくてもいいと思う。
「立ちはだかったその敵の名はハート。
ハートは脂肪だらけの超巨体で、御社のケンシロウの突きや蹴りを跳ね返してしまいます。
ケンシロウの渾身の突きは跳ね返され、ダメージにはつながりません。
北斗神拳は人体の秘孔と呼ばれるなポイントを突いて相手の肉体を破壊しますが、
並はずれてブ厚い脂肪に阻まれて突きが秘孔まで簡単には届きません。
もちろん格闘技における体重の差というのはそのまま攻撃力の差にもなります。
軽自動車と２トントラックが同じスピードでぶつかってきた場合の破壊力の差をイメージいただくと
わかりやすいかと思います。
ハート。ケンシロウとはいえ一筋縄ではいかない相手です。
そこで弊社が今回プレゼンテーションさせていただくアクティビティが北斗柔破斬です。」
って。
重要な順番にすること
話がずれたけど、簡潔明瞭にするには
「大事な順番」に並べること。です。
さっき上で「結論から話す」と突然書いたけど、
「結論から」というのは「一番大事なことから」と言い換えてもいいと思う。
例えば上の例を重要な順に並べると
１．「山田タロウ」さんをCRM上で私の担当に変更してほしい
２．上司も了承済
３．理由は、初回対応を私が行い、質問に回答することになっているため
４．このままだと引き続きの対応ができない
５．今日注文があったユーザーである
６．云々
と言ったところだと思います。
ちなみに１と２が聞ければCRMの管理者は作業ができちゃいますね。
何か不審な点があれば３以降も聞くと思うけど、
上司がOKなら３以降は聞かなくても済む話。
これは話をする時だけでなく、
メールの文章を作る際にも言えることだし、
社内だけでなくお客さんや社外の取引先に対しても言えることなんですよね。
こういうのを自然にできる人とぜんぜんできない人がいるのが不思議。
昔バイト先の店長に言われたこと
バイト先のラーメン屋の店長から、
こんなことも言われたことがありました。
「医者とか軍人とかは必ず一番大事なことから話すよね。
順番間違えると死んじゃうし。」
ああ、わかりやすい。
北斗柔破斬のプレゼンが遅れるとケンシロウがいきなりハートに負けるからね。
話、終わっちゃうから。
てめえらの血は何色ですか？って話になるから。
それとか、クリリンが死んだら最初にそれを言わないと。
ピッコロがいかに強いかとかダメージがどのくらいかよりも先に、
クリリンが生き返れるかどうかの瀬戸際だからね。
ほっとんどの仕事で大事になっちゃうのが人とのコミュニケーションだから、
気をつけなきゃいかんよね
あ、あと、こんな記事も最近ありました。
これからは｢報･連･相｣より｢確･連･報｣が効く | 上司と部下の常識･非常識 | 東洋経済オンライン | 経済ニュースの新基準
これ、いい内容なんだけど、「かくれんぼう」っていうこじつけはいらない気がする。
（2017/6追記）
■この記事を見た人はこんな記事も読んでいます
無料でwebアンケートを作るならGoogle driveで作るがいいわ！ - うさみ日記
Thunderbirdが重い時対策最新版。実際に私がやったことまとめ。 - うさみ日記
3倍くらい速く作業できる、パワーポイントでのキーボードとマウスの併用技のまとめ - うさみ日記
■このブログではこんな記事が読まれています
阿佐美冷蔵(秩父・長瀞)のかき氷食べてSL見て岩畳行ってガレット食べてヤギ見て。 - うさみ日記
「重要：PCのパフォーマンスが低下しています。無料のWindowsスキャンを実行してエラーを全て除去しましょう」とか言われたら。 - うさみ日記
鎌倉：報国寺の竹林見て、珊瑚礁のカレー食べて、大仏見て、鎌倉プリンスのwifi使って、エッグスンシングス行って、とにかく食いまくった。 - うさみ日記
